Microsofts meddelelse om beskyttelse af globale personlige oplysninger til medarbejdere, eksterne medarbejdere og ansøgere

Oversigt

Det er vigtigt for os at beskytte dine personlige oplysninger.  Vi respekterer alle enkeltpersoners ret til beskyttelse af personlige oplysninger og forpligter os til at håndtere personlige oplysninger på en ansvarlig måde og i henhold til gældende lovgivning. I denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger samt i Tillæg forklares det, hvilke personlige oplysninger Microsoft indsamler og opbevarer om dig (samlet kaldet for "behandler") til at drive sin forretning, hvordan disse oplysninger bruges og dine rettigheder til disse oplysninger.

Bemærk, at denne meddelelse gælder håndteringen af dine personlige oplysninger i din egenskab af medarbejder, ansøger eller ekstern medarbejder. En ekstern medarbejder er en person, der ikke er ansat af Microsoft, men som har adgang til Microsofts faciliteter og/eller Microsofts virksomhedsnetværk. Det kan omfatte vikarer, outsourcede medarbejdere, leverandører og virksomhedens gæster.  Du kan finde yderligere oplysninger om Microsofts krav til styring og beskyttelse af personlige oplysninger i forbindelse med medarbejderoplysninger i interne ressource, herunder Microsofts standard for beskyttelse af personlige oplysninger og politik om ansvarlig brug af teknologi. 

Denne meddelelse dækker ikke din brug af Microsoft-forbrugerprodukter, som ikke angår din almindelige ansættelse eller dine arbejdsopgaver hos Microsoft.  Microsoft-forbrugerprodukter kan omfatte tjenester, websteder, apps, software, servere og enheder.  Hvis du vil have flere oplysninger om Microsofts dataindsamlingsmetoder, der dækker din brug af Microsoft-produkter i din egenskab af forbruger, kan du læse Microsofts erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.

Denne meddelelse er ikke ment som og skal ikke forstås som et udtrykkeligt eller implicit løfte om ansættelse eller en ansættelseskontrakt, om eventuelle personalegoder eller en bestemt behandling i bestemte situationer.  Intet i denne meddelelse skal opfattes som en begrænsning af Microsofts evne til at behandle medarbejderoplysninger med henblik på at overholde sine lovbestemte forpligtelser eller undersøge påstande om misligholdelse eller overtrædelse af virksomhedspolitikken eller love, der er underlagt interne politikker og lokale lovbestemte krav.

Microsofts behandling af personlige oplysninger er i alle tilfælde underlagt lokal lovgivning, interne politikker og eventuelle krav om høring af medarbejderrepræsentanter (hvor det er relevant).  I det omfang denne meddelelse er i konflikt med lokal lovgivning i dine jurisdiktioner, er den lokale lovgivning gældende.


Følgende personlige oplysninger indsamles

De oplysninger, vi indsamler, kan omfatte følgende, men er ikke begrænset til:

Navn- og kontaktoplysninger. Dit for- og efternavn, medarbejder-id, mailadresse, postadresse, telefonnummer, foto, begunstigedes kontaktoplysninger og kontaktoplysninger ved nødstilfælde samt andre lignende kontaktoplysninger.   Derudover kan du vælge at give Microsoft yderligere kontaktoplysninger, som privat(e) mailadresse(r) og/eller mobilnummer/-numre.

Demografiske oplysninger. Din fødselsdato og dit køn. Vi indsamler og behandler muligvis også "følsomme personlige oplysninger" om dig i henhold til lokale krav og gældende lovgivning.   Det kan omfatte oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund; religiøs, politisk eller filosofisk overbevisning; medlemskab af fagforening eller oplysninger om helbred, handicap eller seksuel orientering.  Vi anmoder muligvis, hvor dette er tilladt i henhold til loven og sker frivilligt og med samtykke, om begrænsede følsomme oplysninger, f.eks. oplysninger om racemæssig/etnisk baggrund, seksuel orientering, veteranstatus og handicap.  Vi bruger disse oplysninger, hvis og når vi får dem, til at skabe en mere alsidig og rummelig arbejdsplads gennem vores mangfoldigheds- og inklusionsprogrammer, til at overholde love om forbud mod diskrimination og forpligtelser til indberetninger til det offentlige og til at hjælpe med at sikre lige ansættelsesmuligheder for alle.  Vi anmoder muligvis også om oplysninger om din fysiske og mentale tilstand for at imødekomme specielle arbejdsrelaterede krav, give dig og dine afhængige sundheds- og forsikringsydelser eller administrere arbejdsfravær.   

Nationale identifikatorer.  Nationalt id/pas, bopæl og arbejdstilladelse, cpr-nr. eller andet skatteyder-id eller officielt legitimationskort.

Medarbejderoplysninger.  Job/stillingsbetegnelse, kontornummer, ansættelseskontrakt, skriftligt tilbud, ansættelsesdato, opsigelsesdato, resultathistorik og disciplinærsager samt oplysninger om orlov, sygefravær og ferie.

Oplysninger om ægtefælle/partner og familiemedlemmer.   Din ægtefælles/partners og dine familiemedlemmers for- og efternavn, fødselsdato og kontaktoplysninger.

Baggrundsoplysninger.  Akademiske og faglige kvalifikationer, uddannelse, cv, kredithistorik og straffeattest (bruges til baggrundstjek og godkendelse, hvor det er tilladt og i henhold til gældende lovgivning og krav om høring).

Økonomiske oplysninger.  Oplysninger om bankkonto, skatteoplysninger, løn, oplysninger om pensionskonto, virksomhedsgodtgørelse og andre oplysninger, der er nødvendige for at administrere løn, skat og personalegoder.

Oplysninger om arbejdsplads, enhed, brug og indhold.  Mails, der er sendt og modtaget, adgang til bygninger og informationssystemer, brug af Microsoft-enheder, -systemer og -applikationer (herunder telemetri) ved adgang til og brug af Microsofts virksomhedsbygninger, -tjenester og -aktiver.

 
Derfor behandler vi personlige oplysninger:

Vi behandler dine personlige oplysninger (og, hvor det er nødvendigt, oplysninger om dine familiemedlemmer, begunstigede og andre personer, der er knyttet til din ansættelse) af nedenstående forskellige årsager.  Hvis du ikke angiver dine personlige oplysninger, når du bliver anmodet om dem, kan vi muligvis ikke udføre disse opgaver og/eller overholde vores lovbestemte forpligtelser.

1.       For at administrere din ansættelseskontrakt, tilknytning som ekstern medarbejder, det skriftlige tilbud eller andet, vi har forpligtet os til over for dig

Vi behandler og bruger primært dine personlige oplysninger med henblik på at administrere dit ansættelses- eller arbejdsforhold hos os og for at overholde vores forpligtelser i henhold til din ansættelseskontrakt eller gældende Microsoft-politikker, herunder løn, administration af personalegoder, indberetning til skat og lignende.  Et par eksempler: din ansættelseskontrakt, det skriftlige tilbud (f.eks. så vi kan onboarde dig), din forfremmelseshistorik og dine resultater (f.eks. så vi kan administrere dit ansættelsesforhold hos os) og oplysninger om din bankkonto og løn (f.eks. så vi kan betale dig eller levere personalegoder). Hvis du er ansøger, behandler vi dine oplysninger for at kommunikere med dig om karrieremuligheder hos Microsoft, f.eks. vurdering af din ansøgning om ansættelse i specifikke stillinger hos Microsoft og anden lignende brug, herunder screening af ansøgere, planlægning og administration af jobinterviews, lovlige baggrundstjek og for at onboarde dig hos Microsoft, hvis du får og accepterer et tilbud om ansættelse hos os.  Hvis du er ekstern medarbejder, er den type personlige oplysninger, vi behandler, begrænset til det, der er nødvendigt for at administrere din arbejdsmæssige tilknytning til Microsoft og din adgang til Microsofts faciliteter og informationssystemer. 

2.       Andre overordnede og retmæssige virksomhedsformål

Vi behandler muligvis også dine personlige oplysninger, når de skal bruges til andre retmæssige formål, herunder generel HR-administration, vores globale katalog over medarbejdere og eksterne medarbejdere, generel virksomhedsledelse og -drift, videregivelse til revisions- og indberetningsformål, administration af sikkerhed af netværk og informationssystemer samt virksomhedsaktiviteter, levering og forbedring af medarbejderserviceydelser, fysisk sikkerhed og for at beskytte medarbejdernes og andres liv og sikkerhed.  Vi bruger muligvis også specielle applikationer og systemer, der registrerer metrik om medarbejderresultater, herunder salgsrelaterede databaser eller kodedatabaser, som bruges i forbindelse med virksomhedens drift og til bedømmelse, belønning og coaching af medarbejdere angående deres resultater.  Vi behandler muligvis også dine personlige oplysninger med henblik på at undersøge potentielle overtrædelser af lovgivningen eller manglende overholdelse af vores interne politikker.

3.       Lovbestemte formål

Vi behandler muligvis også dine personlige oplysninger, når vi anser det for nødvendigt for at overholde love og bestemmelser, herunder indsamling og videregivelse af personlige oplysninger som påkrævet i henhold til lovgivningen (f.eks. i forbindelse med mindsteløn, arbejdstid, skat, sundhed og sikkerhed, love om forbud mod diskrimination og global migration), i henhold til retslig godkendelse eller for at udøve eller forsvare Microsofts juridiske rettigheder.

4.       Anden brug af dine oplysninger (hvor det er tilladt og i overensstemmelse med gældende lovgivning og krav om høring)

Vi behandler muligvis også oplysninger om dig og din brug af og interaktion med Microsofts produkter, tjenester og interne applikationer og værktøjer, når du bruger dem. Det gør vi for at kunne drive Microsoft-forretning, for at måle og forbedre disse produkter eller for at vurdere eller forbedre den måde, som forretningen drives på. Brugen af dine oplysninger til produktforbedring kan omfatte menneskelig og maskinel gennemgang af sådanne oplysninger med henblik på oplæring af AI-modeller og forbedring af maskinel indlæring for Microsofts produkter og tjenester.  Selvom Microsoft tillader tilfældig brug af sine virksomhedsapplikationer og -værktøj til personlige formål, kan personlige oplysninger, du overfører via disse systemer, blive brugt til produktforbedringer.  Hvor det er påkrævet i henhold til lovgivningen eller interne politikker, anmoder vi om dit samtykke til en sådan brug, og i de tilfælde hvor vi anmoder om samtykke, sikrer vi, at dit samtykke er bevidst og reelt frivilligt, og at du ikke oplever nogen negative konsekvenser, hvis du beslutter ikke at give eller tilbagekalder dit samtykke.

Indsamling og brug af oplysninger fra tredjepart og sociale medier

Vi indsamler muligvis også personlige oplysninger om dig fra tredjepart eller offentlige kilder efter behov for at støtte ansættelsesforholdet eller for at kommunikere med dig angående jobmuligheder hos Microsoft. Før og under din ansættelse hos eller udførelsen af dine arbejdsopgaver for Microsoft indsamler vi muligvis oplysninger fra offentlige sociale medier, herunder din offentlige LinkedIn-profil, til rekrutteringsformål. Vi udfører muligvis også lovlige baggrundsscreeninger, i det omfang gældende lovgivning gør det muligt, gennem en tredjepartsleverandør for at indhente oplysninger om din tidligere uddannelse eller ansættelse samt din kredithistorik og/eller straffeattest.  I tilfælde af naturkatastrofer eller andre livs- eller sikkerhedstruende nødsituationer kan det være nødvendigt at kommunikere med medarbejderne via offentlige opslag på sociale medier eller andre offentlige kilder, hvis det ikke er muligt at komme i kontakt med dem på anden måde.  I tilfælde af en undersøgelse vedrørende et medarbejderforhold kan vi derudover indhente relevante oplysninger hos eksterne kilder, herunder private parter, de retshåndhævende myndigheder eller offentlige kilder, som nyhedskilder og offentlige opslag på sociale medier.

 

Ændring af formålet

Vi bruger udelukkende dine personlige oplysninger til de formål, der er angivet i denne meddelelse, eller til formål, der er rimeligt forenelige med det oprindelige formål, som de var indsamlet til, eller hvor der er et alternativt juridisk grundlag for den yderligere behandling.  Du giver f.eks. Microsoft personlige oplysninger under jobsøgning, men når du ansøger om en bestemt stilling, er Microsoft muligvis nødt til at behandle dine personlige oplysninger på et andet juridisk behandlingsgrundlag.

Sådan og derfor deler vi personlige oplysninger

Microsoft deler kun dine personlige oplysninger med dem, der retmæssigt har brug for dem. Hver gang vi giver en tredjepart adgang til personlige oplysninger, sikrer vi, at oplysningerne bruges på en måde, der er i overensstemmelse med denne meddelelse (og eventuelle gældende interne retningslinjer for håndtering af oplysninger, der er i overensstemmelse med oplysningernes følsomhed og klassificering).  Dine personlige oplysninger deles muligvis med vores datterselskaber og associerede virksomheder og andre tredjeparter, herunder tjenesteudbydere, til retmæssige formål som angivet nedenfor:

1. For at bruge personlige oplysninger på de måder, der beskrives ovenfor (se afsnittet Derfor behandler vi personlige oplysninger).
2. For at gøre det muligt for tredjepart at levere serviceydelser til os.   Kategorierne af datamodtagere omfatter udbydere af finansielle investeringsydelser, forsikringsudbydere, lønserviceydelser, omplacering, skatte- og rejseadministration, sundheds- og sikkerhedseksperter og børnepasningsudbydere.
3. For at overholde vores lovbestemte forpligtelser, bestemmelser eller kontrakter eller for at besvare en retskendelse, administrativ proces eller retsproces, f.eks. en vidneindkaldelse, regnskabskontrol eller ransagningskendelse.  Modtagerkategorierne omfatter kontraktmodparter samt retslige og statslige organer.
4. Som svar på lovlige anmodninger fra offentlige myndigheder (f.eks. de nationale sikkerhedsmyndigheder eller de retshåndhævende myndigheder).
5. For at få juridisk rådgivning fra eksterne advokater og råd fra andre professionelle rådgivere, som revisorer, virksomhedskonsulenter osv.
6. Efter behov for at fastlægge, udøve eller forsvare os mod potentielle, forestående eller faktiske retssager (herunder modparter i retssager).
7. For at beskytte Microsoft, dine eller andre personers vitale interesser, hvor det er nødvendigt.
8. I forbindelse med salget, tildelingen eller anden overførsel af hele eller dele af vores virksomhed (f.eks. en potentiel køber og dennes juridiske/professionelle rådgivere).
9. På anden måde med dit samtykke.
   

Bemærk, at i tilfælde hvor lovbestemte krav og/eller interne politikker begrænser delingen af oplysninger, overholder Microsoft disse krav. 

Dine rettigheder til dine personlige oplysninger

I nogle områder har du muligvis visse rettigheder i henhold til de gældende databeskyttelseslove (herunder EU's generelle forordning om databeskyttelse). Se yderligere specifikke oplysninger for de enkelte områder/lande i Tillæg til denne meddelelse. 
 

Brug af cookies og webbeacons

Websider bruger muligvis cookies (små tekstfiler, der placeres på din enhed). Cookies giver os bl.a. mulighed for at gemme dine præferencer og indstillinger, gøre dig i stand til at logge på, bekæmpe svindel og analysere, hvordan vores websteder og onlinetjenester klarer sig.

Vi bruger også webbeacons til at hjælpe med leveringen af cookies og indsamlingen af brugs- og resultatdata. Vores websteder kan indeholde webbeacons og cookies fra udbydere af tredjepartstjenester.

Du kan styre cookies, webbeacons og lignende teknologier med forskellige værktøjer, herunder browserstyring, der kan blokere og slette cookies, og værktøjer fra visse udbydere af tredjepartsanalysetjenester, der kan fravælge dataindsamling gennem webbeacons. Dit valg af browser og andre valg kan påvirke dine oplevelser med vores websteder og systemer.
 

Sikkerhed og overvågning på arbejdspladsen

Microsoft overvåger sine it- og kommunikationssystemer gennem automatiserede værktøjer, herunder netværksgodkendelse og hardware og software til trådløs forbindelse, antimalwareprogrammer, programmer til webstedsfiltrering og spamfiltrering, sikkerhedsprogrammer til cloudbaserede applikationer og løsninger til administration af mobilenheder. Det primære formål med denne overvågning er at beskytte Microsoft samt Microsofts medarbejdere, kunder og forretningspartnere, f.eks. når det gælder følgende:

1. System-, applikations- og netværkssikkerhed, herunder især sikkerheden for Microsofts it-system og aktiver og sikkerheden for Microsofts medarbejdere, eksterne medarbejdere og andre tredjeparter.
2. Administration og support af netværk og enheder.
3. Dokumentation for forretningstransaktioner og registrering.
4. Beskyttelse af fortrolige oplysninger og virksomhedsaktiver.
5. Undersøgelse af retsstridige handlinger eller potentielle overtrædelser af virksomhedspolitikken.
6. Andre retmæssige virksomhedsformål som tilladt i henhold til gældende lovgivning.

Vi overvåger også vores kontorer og andre arbejdspladsfaciliteter gennem videoovervågning og scanning af adgangskort af sikkerhedsmæssige årsager. Videoovervågning bruges primært ved indgangen til kontorer og udgange, uden for elevatorer, i lokaler med kostbart udstyr, herunder serverrum, og i andre områder, hvor der er stor risiko for tyveri, eller hvor der findes meget følsomme aktiver. Der bruges ikke videoovervågning i private områder, som toiletter, puslerum eller omklædningsrum eller ved medarbejdernes arbejdsstationer.


Du bør være opmærksom på, at alle meddelelser, filer, data, dokumenter, faxer, audio-/videofiler, opslag på sociale medier eller chatbeskeder eller andre typer oplysninger, der sendes til, gennem eller fra, modtages eller udskrives fra eller oprettes, gemmes eller registreres i vores it- og kommunikationssystemer og aktiver (herunder via brugen af personlige enheder med adgang til virksomhedens it-systemer) antages at være virksomhedsrelaterede og muligvis overvåges eller åbnes af os i henhold til gældende lovgivning og arbejdspladsaftaler (f.eks. aftaler med samarbejdsudvalg) og Microsofts interne politikker vedrørende adgang til og brug af sådanne oplysninger. Microsoft gennemser ikke data, der er gemt på din personlige mobilenhed, uden dit samtykke.

 
Andre vigtige oplysninger om beskyttelse af personlige oplysninger

Sikkerhed for dine personlige oplysninger

Microsoft har forpligtet sig til at sørge for, at dine personlige oplysninger opbevares sikkert. Vi bruger forskellige sikkerhedsteknologier og -procedurer til at hjælpe med at beskytte dine personlige oplysninger mod uautoriseret adgang, brug eller videregivelse. Vi opbevarer f.eks. dine personlige oplysninger på servere med begrænset adgang, der er placeret på steder med høj sikkerhed, og når vi overfører visse meget fortrolige eller følsomme personlige oplysninger, beskyttes de med kryptering.

Her gemmer og behandler vi personlige oplysninger

Microsofts aktiviteter er globale, og det kan derfor være nødvendigt at overføre personlige oplysninger til andre lande end der, hvor de oprindeligt blev indsamlet.  Eftersom vi har hovedsæde i USA, overføres oplysninger, der er indsamlet i andre lande, f.eks. rutinemæssigt til USA for at blive behandlet. Når vi overfører dine personlige oplysninger til et andet land, sikrer vi, at denne overførsel sker i overensstemmelse med gældende lovgivning.  Derudover overholder Microsoft Corporation det europæiske-amerikanske Privacy Shield Framework, det schweiziske-amerikanske Privacy Shield Framework og bestemmelser for indsamling, brug og opbevaring af personlige oplysninger, der overføres fra henholdsvis EU og Schweiz til USA.  Microsoft har også modelklausuler for indsamling, brug og opbevaring af personlige oplysninger, der overføres fra EU til andre lande.  

Microsoft Corporation overholder EU's og USA's ramme for værn om privatlivets fred og Schweiz' og USA's værn om privatlivets fred, som fastlagt af det amerikanske handelsministerium, vedrørende indsamling, brug og opbevaring af personlige oplysninger, der er overført fra den Europæiske Union og Schweiz til USA. Microsoft Corporation har erklæret over for handelsministeriet, at de overholder principperne for værn om privatlivets fred. Hvis tredjepartsagenter behandler personlige data på vores vegne på en måde, der ikke stemmer overens med principperne i begge programmer til værn om privatlivets fred, forbliver vi ansvarlige, medmindre vi kan bevise, at vi ikke er ansvarlige for den hændelse, som er årsag til skaden. Microsoft Corporations amerikanske datterselskaber, som er angivet i vores selvcertificering, efterlever også principperne for værn om privatlivets fred – du kan få flere oplysninger ved at se listen for Amerikanske Microsoft-enheder eller -datterselskaber, der efterlever principperne for værn om privatlivets fred.

Hvis der er konflikt mellem vilkårene i denne politik for beskyttelse af personlige oplysninger og principperne for værn om privatlivets fred, vil principperne for værn om privatlivets fred være gældende. Hvis du vil vide mere om programmet for værn om privatlivets fred og se vores certificering, skal du gå til website for værn om privatlivets fred.

Hvis du har et spørgsmål eller en klage vedrørende Microsofts deltagelse i EU's og USA's værn om privatlivets fred eller Schweiz' og USA's værn om privatlivets fred, opfordrer vi dig til at kontakte os via vores webformular. For så vidt angår eventuelle klager, der er relateret til værnene om privatlivets fred, og som Microsoft ikke kan løse direkte, har vi valgt at samarbejde med den relevante databeskyttelsesmyndighed for EU eller et panel, der er etableret af de europæiske databeskyttelsesmyndigheder, og med Schweiz' føderale databeskyttelses- og informationskommisær (FDPIC) for at løse tvister med schweiziske enkeltpersoner. Kontakt os, hvis vi skal vise dig kontaktoplysningerne til dine databeskyttelsesmyndigheder. Som nærmere beskrevet i principperne for værn om privatlivets fred er en bindende voldgiftsklausul tilgængelig til håndtering af tilbageværende klager, som ikke kan løses på anden vis. Microsoft er omfattet af Federal Trade Commission (FTC) i USA vedrørende udredning og håndhævelse.​

Vores opbevaring af personlige oplysninger

Personlige oplysninger opbevares i henhold til gældende lovgivning eller lovmæssige krav og gemmes, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, som de personlige oplysninger blev indsamlet til. Dette betyder generelt, at dine personlige oplysninger opbevares som dokumenteret i virksomhedens dataopbevaringsplan samt gældende tilføjelser og tillæg.

Ændringer af denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger

Vi opdaterer muligvis engang imellem denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger. Når det sker, ændrer vi datoen for "sidst opdateret" øverst i meddelelsen om beskyttelse af personlige oplysninger. Hvis der er væsentlige ændringer af denne meddelelse eller af den måde, Microsoft bruger dine personlige oplysninger på, vil vi gøre vores bedste for at underrette dig herom, enten ved at placere en meddelelse om sådanne ændringer et iøjnefaldende sted på godkendte interne kommunikationskanaler, før de træder i kraft, eller ved at sende dig en meddelelse direkte. Vi opfordrer dig til jævnligt at gennemlæse denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger for at se, hvordan Microsoft beskytter dine personlige oplysninger.

Sådan kontakter du os​

Hvis du ønsker en kopi af de dokumenter om beskyttelse af personlige oplysninger, der er nævnt i denne meddelelse, eller hvis du har spørgsmål til beskyttelse af personlige oplysninger eller til denne meddelelse, er du velkommen til at kontakte AskHR@microsoft.com.

Vores adresse er:
HR Privacy
Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, Washington 98052 USA
Telefon: (+1) 425-882-8080. ​